TÌM HIỂU QUẢN TRỊ VÀ QUẢN LÝ KHÁC NHAU NHƯ THẾ NÀO?

Ứng dụng văn phòng điện tử Groupware vào Quản trị và Quản lý Doanh nghiệp.

Chắc hẳn bạn đã nghe nhiều đến Quản trị và Quản lý. Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia, lãnh thổ đều cần có người đứng đầu quản trị đơn vị đó. Nếu quản trị là vua thì quản lý chính là các quan thần kề cận vua. Hãy cùng nhau tìm hiểu rõ hơn về hai khái niệm này.

  1. Quản trị là gì? Một số định nghĩa về quản trị Quản trị ? Quản trị là thuật ngữ được nhiều tác giả định nghĩa và tùy vào cách hiểu mỗi tác giả sẽ cho nhìn nhận một hướng khác nhau của quản trị. Cùng điểm qua một số khái niệm sau:

Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: “Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả.”

Theo Robert Albanese: “Quản trị là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức.”

Theo James Stoner và Stephen Robbins: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra”.

Có thể thấy rằng, qua các định nghĩa trên, chúng ta có thể hiểu:

Quản trị là tất cả những gì liên quan nhằm thực hiện các hoạt động để đảm bảo sự hoàn thành công việc thông qua những nỗ lực của nhiều người. Quản trị chính là gắn kết và phối hợp hiệu quả các nhiệm vụ của mọi người trong cùng tổ chức. Nó bao gồm quá trình để nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra bằng việc phối hợp các nguồn lực đó của tổ chức. Quản trị cũng chính là quá trình mà các nhà lãnh đạo hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra kết quả thực hiện.

2. Bản chất của quản trị là gì?

Chức năng chính của quản trị là việc đưa ra các quyết định. Quản trị giúp tìm ra cách thức, con đường, hướng đi phù hợp để đạt hiệu quả công việc cao nhất với mức chi phí thấp nhất.

 3 yếu tố cấu thành nên Quản trị, đó là:

 Yếu tố 1:  Chủ thể quản trị: chính là nhân tố tạo ra các tác động quản trị. Đối tượng bị quản trị sẽ tiếp nhận các tác động này một hoặc nhiều lần tùy vào yêu cầu và tổ chức..

Yếu tố 2: mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng.  Đây là căn cứ để chủ thể tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị có thê gồm một hoặc nhiều người. Đối tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc.

Yếu tố 3: Phải có một nguồn lực. Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá trình quản trị

3. Chức năng của quản trị

Có 4  chức năng cơ bản của Quản trị, đó là:

Chức năng hoạch định: Chức năng hoạch định giúp phối hợp hoạt động giữa các nhân viên, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, chức năng này bao gồm: Xác định rõ mục tiêu, con đường đi; Lên ý tưởng, các cách hành động; Thực hiện các kế hoạch, lịch trình hành động; Xây dựng các cách để quản lý và kiểm soát; Cải tiến, phát triển tổ chức

Chức năng về vai trò tổ chức: Chức năng này xác lập ra sơ đồ tổ chức và mô tả nhiệm vụ của các bộ phận. Đồng thời sẽ xây dựng tiêu chuẩn cho từng công việc và phân bổ, sắp xếp nguồn nhân lực máy móc, kinh phí cho tổ chức một cách hợp lí và khoa học.

Chức năng về vai trò lãnh đạo: Lãnh đạo có nhiệm vụ động viên các nhân viên quản lý, chỉ huy và giao việc cho nhân viên để đạt được mục đích chung. Bằng các phương pháp quản lý riêng, nhà quản trị giám sát, giúp nhân viên làm việc hiệu quả.

Chức năng về vai trò về kiểm soát: cố gắng đảm bảo tổ chức đang vận hành đúng theo mục tiêu, phương hướng đề ra. Trong những trường hợp cần thiết, quản trị phải đưa ra quyết định cho các sự điều chỉnh cần thiết

4. Phân biệt quản trị và quản lý

Quản trị và quản lý là hai khái niệm dễ gây nhầm lẫn hiện nay. Quản trị và quản lý đều nói về công việc của người lãnh đạo khi vận hành một cơ cấu tổ chức nào đó.

Quản trị (Administration) là toàn bộ quá trình đưa ra các quyết định về chính sách, quy tắc, mục tiêu. Đây là các hoạt động cấp cao. Quản lý (management) là tiếp nhận, kết nối, thi hành điều phối để hướng tới mục tiêu của quản trị.

 Sự khác nhau giữa nhà quản lý và nhà quản trị:

Nhà quản lý cần có khả năng tổ chức, có phẩm chất kiên định, linh hoạt và làm việc hiệu quả.

Nhà quản trị lại cần có tầm nhìn, có khả năng động viên, thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân viên.

Quản trị cần đặt ra các chiến lược. Quản lý quan tâm đến chiến thuật và phương án nhiều hơn.

Quản trị là xem thứ gì được cho phép và thứ gì không còn Quản lý là làm mọi thứ được cho phép một cách tối ưu

Về bản chất: Chức năng của quản trị là đưa ra quyết định. Quản trị thành lập ra mục tiêu, chính sách cho tổ chức.

Chức năng của quản lý là thi hành. Quản lý là hành động để thực hành chính sách đã được quyết định bởi quản trị.

 Về quá trình: Quản lý quyết định ai, như thế nào? Quản trị quyết định trả lời cho câu hỏi cái gì và bao giờ?

 Về cấp bậc: Quản trị là cấp cao nhất Quản lý là hoạt động cấp trung

Về chức năng: Quản lý có chức năng thi hành. Người quản lý hoàn thành công việc của mình dưới sự giám sát nhất định.

Chức năng quan trọng nhất của quản lý là thúc đẩy và kiểm soát nhân viên. Quản trị có chức năng tư duy.

Quản trị giúp cho nhân viên nỗ lực đạt được các mục tiêu chung. Quản trị phải kết hợp cả lãnh đạo và tầm nhìn.

Dù là quản lý hay quản trị thì đều cần tuân thủ theo nguyên tắc, quy định, phương pháp, luật lệ và các quy chế nhất định.

5. Ứng dụng công nghệ vào quản trị và quản lý:

Văn phòng điện tử Groupware

Với sự phát triển vũ bào của Công nghệ, hiện nay có nhiều ứng dụng hỗ trợ cho việc ra quyết định, hoạch định chiến lực (quản trị) hay thực hiện các nhiệm vụ quản lý con người, máy móc (quản lý) trong Doanh nghiệp. Một trong số đó chính là nền tảng văn phòng điện tử Groupware.
Với Groupware, tích hợp trên 20 mô đun, chưa bao giờ các nhà quản trị và quản lý lại “dễ dàng- tiện lợi” giải quyết công việc đến thế.

Groupware chính là người bạn đồng hành cho các Doanh nghiệp thời đại công nghệ số 4.0 hiện nay.

Xem thêm tại https://hanbiro.vn/vi/van-phong-dien-tu-groupware/