Ngày nay, “Chuyển đổi số” là cụm từ được nghe nhiều nhất trong thời gian gần đây, bước vào thời kỳ kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt đòi hỏi các nhà quản trị phải luôn có lối tư duy đổi mới trong chiến lược quản trị của mình, cũng như có những chuyển đổi phương pháp quản lý truyền thống sang hiện đại bằng những giải pháp công nghệ thay thế. Và phần mềm quản lý doanh nghiệp là một ví dụ điển hình trong các giải pháp hiện đại đó. Vậy cần lưu ý những gì khi “bỏ” tiền ra mua những giải pháp này và làm sao để “chọn mặt gửi vàng” đúng người?
Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một phần mềm giúp doanh nghiệp vừa quản lý vừa kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, bao gồm: Quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nhân viên…
Với sứ mệnh giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyển đổi quy cách làm việc thủ công sang làm việc online cũng như cung cấp những giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong bán hàng và quản lý khách hàng, Hanbiro-Đơn vị chuyên cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm những giải pháp công nghệ tiên tiến cho khách hàng. Hanbiro hiểu rằng, mỗi khách hàng đến với mình đều có chung những băn khoăn, những trăn trở trong việc quyết định chọn phần mềm nào để phù hợp với tình trạng của doanh nghiệp. Bài viết này, Hanbiro xin chia sẻ 5 mẹo để lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả.
- Xác định rõ nhu cầu quản lý trong doanh nghiệp
Nhà quản trị phải cần xác định rõ nhu cầu cần quản lý doanh nghiệp của mình trước khi tìm hiểu một phần mềm quản lý tốt nhất. Cụ thể, nhà quản trị cần xác định rõ phạm vi ứng dụng phần mềm mà mình mong muốn. Các tính năng nào mong muốn được triển khai? Thứ tự các tính năng triển khai? Tiến độ triển khai? Khi đã xác định được nhu cầu của mình đó là sẽ bước đầu doanh nghiệp có cơ sở để lựa chọn phần mềm
- Tìm hiểu kỹ tính năng của phần mềm
Phần mềm quản lý doanh nghiệp trên thị trường xuất hiện ngày càng nhiều nhưng nếu xem xét kỹ thì không khó để nhà quản trị nhận ra đơn vị có sản phẩm tốt và đầy đủ tính năng:
- Các tính năng cơ bản như quản lý
Quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý lịch họp, quản lý công văn, quản lý dữ liệu nội bộ… thì doanh nghiệp hãy chú ý đến tính tiện ích và hợp lý trên giao diện thao tác của phần mềm. Một đơn vị có sản phẩm phát triển lâu năm và tốt sẽ có giao diện thiết kế hợp lý, đơn giản, hỗ trợ tối đa cho người nhập dữ liệu
- Các tính năng thông minh
Các tính năng hỗ trợ phê duyệt, gửi công văn điện tử; thông báo nhắc nhở khi có tham gia một dự án; theo dõi sát sao tiến trình những dự án đang triển khai; cập nhật báo cáo chi tiết hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng năm bằng cách thống kê, phân tích bằng bảng biểu và biểu đồ… Hiện nay, với những tính năng này đã được Hanbiro tích hợp trong phần mềm Groupware có đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao.
- Kinh nghiệm triển khai thực tế của nhà cung cấp phần mềm
Nhà quản trị dành thời gian để tìm hiểu về năng lực của đơn vị cung cấp để hiểu sản phẩm của họ đã phát triển bao lâu? Đã triển khai bao nhiêu đơn vị, lượng khách hàng mà đơn vị triển khai và tham chiếu thực tế các đơn vị đó. Đó là thước đo chính xác nhất về năng lực của nhà cung cấp
Bên cạnh đó, sản phẩm tốt là chưa đủ nếu thiếu dịch vụ hỗ trợ, chăm sóc tận tình, nhanh chóng.
- Phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất: Dùng thử bản Demo
Trước khi quyết định sử dụng phần mềm của một nhà cung cấp nào bạn nên sử dụng trước bản Demo để đánh giá về sản phẩm và tính phù hợp với doanh nghiệp mình. Nhà Quản trị hãy yêu cầu nhà cung cấp gửi link dùng thử (https://hanbiro.vn/sign-up-for-a-trial/) hoặc cài bản dùng thử vào máy của mình để trải nghiệm và đưa ra đánh giá khách quan nhất.
- Giá thành phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất
Giá thành của các phần mềm quản trị doanh nghiệp thường đa dạng. Giá đắt không hẳn đã tốt. Nhưng vì nhu cầu dùng thực tế, doanh nghiệp nên tham khảo giá kỹ lưỡng, đồng thời cân nhắc giữa giá cả và giá trị phần mềm đem lại. Nếu thực sự muốn sở hữu phần mềm quản lý tốt nhất thì doanh nghiệp không nên đặt tiêu chí giá rẻ lên hàng đầu.
Doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ từng phần mềm để tránh lựa chọn sai, bởi sẽ mang để nhiều hệ lụy như mất thời gian, công sức, chi phí và đặc biệt là ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch công việc
Nhà quản trị nếu muốn trở thành người tiêu dùng thông thái cần nhớ 5 lưu ý vàng trên để sở hữu phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt nhất. Những thông tin ấy chắc chắn sẽ giúp nhà quản trị ra quyết định đúng đắn.