1. Giới thiệu về tính năng chia sẻ tài liệu đối với menu CloudDisk

CloudDisk được ví như “Tủ hồ sơ điện tử” trong mỗi doanh nghiệp là giải pháp thiết lập kho tài liệu tập trung, cấp quyền truy cập cho các phòng ban. Cũng như Giải quyết được vấn đề lưu trữ, chia sẻ dữ liệu và đồng bộ hóa với các thiết bị như điện thoại, máy tính bảng và PC giúp tối ưu thời gian làm việc, nâng cao hiệu suất.

Các tính năng chính của CloudDisk bao gồm:

• Quản lý tài liệu dễ dàng: CloudDisk cho phép người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu khổng lồ trong công ty đồng thời người dùng có thể tải lên, tải xuống những tài liệu tại đây
• Chia sẻ tài liệu linh hoạt: Hệ thống cho phép người dùng chia sẻ và cấp quyền truy cập cho những người dùng khác như Đồng nghiệp/Đối tác/Khách hàng từ đó giúp họ truy cập và chia sẻ tài liệu một cách dễ dàng.
• Đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị: Người dùng có thể truy cập tài liệu từ mọi thiết bị như máy tính, điện thoại di động, máy tính bảng miễn là thiết bị đó có kết nối internet…giúp người dùng cập nhật được thông tin mọi lúc mọi nơi đặc biệt là trong những lúc đi công tác.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian: Việc lưu trữ và tìm kiếm tài liệu được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu trữ thủ công.

2. Cách sử dụng menu CloudDisk để chia sẻ dữ liệu

Để sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu trong CloudDisk của Hanbiro Groupware, người dùng chỉ cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào Hanbiro Groupware

Trước tiên, người dùng cần đăng nhập vào hệ thống Hanbiro Groupware. Sau khi đăng nhập thành công, giao diện chính của hệ thống sẽ hiển thị các menu chức năng, trong đó bạn chọn CloudDisk để bắt đầu chia sẻ tài liệu.

Bước 2: Chọn thư mục chia sẻ

Tại giao diện CloudDisk, người dùng tìm và chọn thư mục hoặc tài liệu mà mình muốn chia sẻ. Bạn chỉ cần tick vào ô thư mục hoặc tài liệu muốn chia sẻ.

Bước 3: Thực hiện thao tác chia sẻ

Tiếp theo, chọn Tùy chọn và sau đó chọn Chia sẻ. Một Popup sẽ xuất hiện yêu cầu bạn chọn người dùng hoặc nhóm người dùng mà bạn muốn chia sẻ tài liệu. Sau khi chọn người nhận, bạn tiến hành phân quyền cho từng cá nhân hoặc nhóm, bao gồm các quyền như:Tải lên/Tải xuống/Sửa/Xóa/Đọc/Chia sẻ 

Bước 4: Hoàn tất chia sẻ

Sau khi phân quyền, bạn nhấn Lưu để hoàn tất việc chia sẻ tài liệu. Người nhận sẽ có thể truy cập tài liệu với quyền mà bạn đã thiết lập.

3. Mẹo bảo mật dữ liệu khi chia sẻ tài liệu

Mặc dù CloudDisk cung cấp nhiều tính năng chia sẻ tiện lợi, nhưng bảo mật dữ liệu luôn là yếu tố quan trọng cần được chú trọng. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn bảo mật tài liệu khi sử dụng tính năng chia sẻ của CloudDisk:

Sử dụng quyền truy cập hạn chế

Khi chia sẻ tài liệu, bạn cần sử dụng tính năng Phân quyền để tránh tình trạng lộ thông tin. Hãy chỉ cấp quyền cho những người thực sự cần tài liệu đó hoặc bạn cũng có thể thiết lập quyền chỉ đọc cho người nhận thay vì cho phép họ chỉnh sửa hoặc tải về.

Thời gian hết hạn cho quyền truy cập

Khi chia sẻ tài liệu cho khách hàng hoặc đối tác bạn hãy thiết lập thời gian hết hạn cho quyền truy cập. Sau khi hết hạn, người nhận sẽ không thể truy cập tài liệu nữa, giúp bảo vệ dữ liệu trong trường hợp không còn cần thiết.

Giám sát quyền truy cập

CloudDisk cho phép bạn giám sát ai đang truy cập tài liệu và những hành động họ thực hiện. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra lịch sử truy cập trong mục “Thông tin chi tiết” để đảm bảo rằng tài liệu của mình không bị rò rỉ hoặc bị truy cập trái phép.

Cập nhật và sao lưu thường xuyên

Đảm bảo rằng bạn luôn cập nhật phiên bản mới nhất của CloudDisk và sao lưu thường xuyên để tránh mất mát dữ liệu. Các bản sao lưu này có thể giúp bạn khôi phục lại tài liệu trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Tính năng CloudDisk của Hanbiro Groupware không chỉ giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu dễ dàng mà còn mang lại nhiều lợi ích về bảo mật và hiệu quả làm việc. Bằng cách sử dụng tính năng chia sẻ tài liệu trong CloudDisk một cách an toàn, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, giảm thiểu chi phí lưu trữ và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng thời bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi các mối nguy cơ rủi ro an ninh mạng.