Giải pháp cho work from home mùa dịch COVID

Câu chuyện mùa dịch: Làm sao để nhân viên Work from Home Hiệu quả?

Sự bùng phát của dịch bệnh khiến nhiều doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều bị ảnh hưởng. Tính đến thời điểm hiện nay, tháng 3/2022 cả nước đã ghi nhận hơn  4.510.083 ca nhiễm và con số này vẫn chưa có dấu hiệu dừng lại. Cùng với tâm lý hiện tại “Có thể bản thân mình trở thành F0 bất cứ khi nào, cho dù đã áp dụng đúng nguyên tắc 5K”.

Trong khi tỷ lệ ca nhiễm ngày càng tăng, các doanh nghiệp vẫn phải duy trì hoạt động và vừa phải chủ động các phương án chống dịch, nhờ vào tỷ lệ bao phủ vacxin đủ liều đã gần đạt mức 100% đã làm hạn chế những triệu chứng nặng cho người nhiễm và giúp họ có đủ sức khỏe để làm việc, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu tổ chức cho nhân viên bị nhiễm Covid Work From Home (làm việc tại nhà).

Work From home là gì?

Đây là một cụm từ quá quen thuộc với Việt Nam trong khoảng 1-2 năm gần đây từ lúc COVID bùng dịch. Work From Home hay còn gọi là Work Remote, có thể hiểu là làm việc từ xa, có thể làm tại nhà hay bất kì địa điểm nào khác mà không nhất thiết phải đến văn phòng.

Với hình thức làm việc này, các công việc trong doanh nghiệp sẽ được thực hiện trực tuyến và các cuộc trao đổi sẽ diễn ra dưới dạng Online. Nhân viên làm việc sẽ không phải lên văn phòng nếu không thực sự cần thiết, không phải vị trí hay công việc nào cũng có thể áp dụng WFH và nó chỉ phù hợp với một số công việc hoặc vị trí nhất định.

Mặc dù đã hỗ trợ nhân viên Work from home nhưng cách thức này vẫn có những bất cập xảy ra:

  1. Điều kiện cơ sở vật chất không đáp ứng đủ

Đối với nhiều nhân viên làm việc bằng máy tính cá nhân thì làm việc trong màu dịch cũng không quá khó khăn. Tuy nhiên, đối với một vài vị trí đặc biệt hơn ví dụ nhân nhân viên thiết kế, lập trình viên hay công việc sử dụng hệ thống mạng, máy tính nội bộ, dây chuyền sản xuất… thì WFH dường như là không thể

  1. Khó khăn khi trao đổi, giao tiếp

Giao tiếp trong doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng bởi đây chính là cầu nối nhanh nhất để mọi người có thể bàn bạc, trao đổi cũng như xử lý công việc nhanh và chính xác nhất

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng Chat miễn phí để trao đổi công việc khi WFH mặc dù cũng là cách để giao tiếp tuy nhiên các phòng chat rất nhanh bị trôi, bị quên hoặc nhảy sáng chủ đề khác khiến nhân viên của bạn chưa kịp tương tác và loãng thông tin, mất thời gian lục tung phòng chat khi cần tìm thông tin nào đó.

Do vậy doanh nghiệp thực sự cần có là một ứng dụng dễ dàng trao đổi công việc và tìm kiếm, cập nhật thông tin một cách thuận tiện.

  1. Không quản lý được nhân viên khi Work From Home

Đây chắc hẳn là vấn đề mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải khi làm việc từ xa. Môi trường làm việc tại nhà khác hẳn so với môi trường làm việc chuyên nghiệp tại công ty. Chính vì điều này ảnh hưởng rất nhiều tới sự tập trung của nhân viên. Nhà quản lý khó có thể theo dõi xem liệu nhân viên có đang làm việc hay không, hiệu suất như thế nào. Vì vậy việc tìm kiếm một ứng dụng giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, tình trạng làm việc của nhân viên vô cùng cấp thiết trong giai đoạn này.

Giải pháp áp dụng công nghệ vào công tác quản lý giúp nâng cao hiệu suất làm việc từ xa

Hiện nay có rất nhiều phần mềm ứng dụng WFH cho doanh nghiệp. Groupware là một trong số những phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin dùng và đánh giá là giải pháp làm việc từ xa hiệu quả.

 Groupware là ứng dụng văn phòng điện tử trên 1 platform được thiết kế bởi Công ty Hanbiro Việt Nam. Với kinh nghiệm hơn 22 năm trong lĩnh vực phần mềm Groupware chính là giải pháp khắc phục được những yếu điểm của phương thức làm việc truyền thống và phát huy điểm mạnh của việc kết hợp công nghệ vào quản lý doanh nghiệp.

 Với Groupware các nhiệm vụ của nhân viên hay việc quản trị công ty đều được triển khai thống nhất trên một nền tảng, dễ dàng thu thập cũng như nắm bắt thông tin và trao đổi khi làm việc. Hãy cùng tìm hiểu Groupware có những đặc điểm nổi bật nào?

  1. Tạo các cuộc họp online:

Trong khoảng thời gian Work from home doanh nghiệp bạn có gặp khó khăn trong việc tổ chức các cuộc họp? Có phải đôi khi bạn cũng gặp khó khăn trong việc trình bày, kết nối tín hiệu kém làm mất nhiều thời gian hơn cho cuộc họp dẫn đến hiệu quả công việc không cao. Hanbiro sẽ giải quyết bài toàn này với tính năng Video conference:

Cuộc họp có thể là video, là âm thanh.  Chỉ cần vài thao tác đơn giản bạn đã có thể setup một cuộc họp có quy mô ngay cả khi tất cả mọi người đều làm việc tại nhà mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Không giới hạn người tham gia trong một cuộc họp,có thể mời các đối tác và nhà cung cấp tham gia cuộc họp mà không găp bất kì trở ngại nào, điều này  tạo nên một buổi họp online chuyên nghiệp

Trong quá trình cuộc họp diễn ra, phần mềm vẫn cho phép bạn gửi các thông tin trong hộp chat, cũng như các file thông tin một cách bình thường.

Kết nối ổn định, liên tục trong suốt thời gian diễn ra cuộc họp bên cạnh đó phần mềm cũng không giới hạn địa lý, không gian… miễn là thiết bị truy cập của bạn kết nối wifi, 3G/LTE…

2. Quản lý công việc từ xa:

Phần mềm Groupware gồm nhiều mô đun hỗ trợ nhân viên thực hiện các công việc được giao tại nhà và vẫn đảm bảo được chất lượng công việc cũng:

Gửi nhận mail trực tuyến trên máy tính hoặc điện thoại.

Viết, gửi, nhận các báo cáo, phê duyệt hồ sơ chứng từ với menu Phê duyệt, menu Báo cáo.

Họp trực tuyến, trao đổi thông tin được tích hợp tại tính năng Dự án, Comanage, Bảng tin, Lịch, Trò chuyện trực tuyến

Quản lý các cuộc họp, sự kiện cần tham gia online tại Lịch.

Lên lịch, quản lý các nhiệm vụ cần làm tại Todo

Nhập thông tin, gửi phê duyệt các khoản chi phí đầu vào tại Quản lý chi phí

3. Gắn kết nội bộ doanh nghiệp khi làm việc tại nhà

Ứng dụng công nghệ vào vận hành, Groupware hỗ trợ người dùng tương tác với nhau thông qua các tính năng cộng đồng nội bộ doanh nghiệp. Tại đây nhân viên dễ dàng trao đổi, duy trì tương tác và chia sẻ những thông tin hữu ích.

4. Cập nhật thông tin mọi lúc mọi nơi

Thêm vào đó những  tính năng làm Hanbiro cung cấp đều cho phép người dùng có thể sử dụng đa dạng thiết bị để truy cập như máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng miễn là thiết bị đó có kết nối Wifi, 3G/4G/LTE…giúp bạn cập nhật được thông tin mọi lúc mọi nơi đặc biệt là trong những lúc WFH hoặc đi công tác.

Liên hệ để nhận tư vấn hỗ trợ miễn phí:

Hotline 18006346

Email:vina@hanbiro.com

Website: https://hanbiro.vn/vi/