TÍCH HỢP GROUPWARE DỄ DÀNG VỚI CÁC HỆ THỐNG KHÁC
1. Vì sao nên tích hợp Groupware với các hệ thống khác
Là công cụ quản lý chuyên về các tác vụ tại văn phòng như: chấm công, tiến độ công việc, nhân sự, nghỉ phép, … Hanbiro Groupware giúp cải thiện và nâng cấp quy trình làm việc của các Doanh nghiệp trở nên tinh gọn và khoa học hơn nhờ vào các menu có tính năng phù hợp.
Tuy nhiên, các Khách hàng của Hanbiro đến từ nhiều ngành sản phẩm dịch vụ khác nhau, do đó có một số khía cạnh mà Phần mềm Văn phòng điện tử chưa thể tiếp cận sâu được. Ví dụ như: ERP, AI.
Tích hợp hệ thống ERP
ERP là hệ thống quản lý chung về kế toán – tài chính, nhân lực, khách hàng, mua hàng, sản xuất, tồn kho, … giúp Doanh nghiệp nắm rõ về các dữ liệu tài nguyên trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, Groupware không tập trung nhiều về mảng kinh doanh sản xuất như vậy mà chỉ xoay quanh các tác vụ văn phòng, do đó Groupware có thể giúp khách hàng tích hợp hệ thống ERP hiện tại vào phần mềm của chúng tôi.
Việc tích hợp 2 hệ thống như vậy giúp mang đến sự thuận tiện và hoạt động liền mạch cho Doanh nghiệp, một ví dụ cụ thể sau liên quan đến menu Phê duyệt và hệ thống ERP:
Menu Phê duyệt trong Groupware là gì?
Phê duyệt là tính năng số hóa quy trình gửi – nhận phê duyệt, vì:
1. Trách nhiệm rõ ràng: Phân rõ ai là người viết phê duyệt; ai là người duyệt; ai là người được CC và tham khảo.
Khi viết phê duyệt, người viết sẽ chọn ai là người phê duyệt và cài đặt cho họ những quyền như: Thay đổi dòng phê duyệt, Chỉnh sửa tài liệu, …
Đối với người tham khảo (CC), có 2 phân quyền để lựa chọn: Chỉ được phép xem phê duyệt khi dòng phê duyệt đã hoàn thành hoặc Có thể xem khi chưa hoàn thành.
Mỗi phê duyệt sau khi được viết sẽ hiển thị đầy đủ Người viết, Tiêu đề, Ngày viết, Ngày hết hạn và Dòng phê duyệt chỉ rõ ra biên bản đang đến người duyệt nào và họ đã duyệt hay chưa, Từ chối hay Chờ.
2. Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian không cần phải đi hỏi trực tiếp từng người vì:
Người viết lẫn người duyệt đều nhận được thông báo qua email, pop-up trên góc màn hình máy tính và điện thoại.
Ngoài ra thì hệ thống còn thông báo cho những phê duyệt sắp đến lượt bạn phê duyệt ở mục “Chờ duyệt”, điều này giúp bạn chủ động sắp xếp các kế hoạch công việc hơn.
3. Giúp công ty hoạt động hiệu quả vì:
Các phê duyệt đã gửi/đã nhận đều được ghi lại ngày giờ rõ ràng minh bạch.
Tìm kiếm biên bản nhanh chóng với bộ lọc chi tiết theo: Ngày viết, Người viết, Tên biểu mẫu, Mã số, Bộ phận viết, …
Thêm nữa, các phê duyệt hoàn thành sẽ trở thành Tài liệu chính thức nhằm lưu trữ lâu dài cho công ty
Khi tích hợp với ERP, nhân viên có thể dễ dàng gửi đi các yêu cầu phê duyệt liên quan đến dữ liệu trong ERP như đơn hàng, số tiền, … và chờ người nhận phê duyệt hoặc từ chối, sau đó Groupware sẽ trả kết quả về hệ thống ERP.
Sử dụng tính năng AI dịch nội dung email trực tuyến
Một điều tiện lợi và có ích cho Khách hàng sử dụng menu Mail của Groupware đó chính là tính năng AI dịch nội dung email trực tuyến. Do Groupware sử dụng domain global nên các Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở các nước khác nhau hoàn toàn có thể quản lý chung được hoặc khách hàng của Doanh nghiệp sử dụng ngôn ngữ khác nhau
Do đó, việc gửi nhận các email không cùng ngôn ngữ là điều thường xảy ra, lúc này menu Mail cho phép người dùng có thể dịch nội dung mail từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác nhanh chóng mà không cần mở công cụ dịch khác.
Hai ví dụ về việc tích hợp các hệ thống khác vào Groupware giúp mang lại sự thuận tiện khi làm việc của các Doanh nghiệp, cho thấy sự thích ứng cao của Groupware trong một số trường hợp. Trong tương lai, chúng tôi sẽ ngày càng hoàn thiện và nâng cấp hơn nữa về các tính năng của phần mềm để đáp ứng các nhu cầu ngày càng khắt khe của Khách hàng.