THÀNH CÔNG TỪ VIỆC ÁP DỤNG HANBIRO GROUPWARE
HIỆU SUẤT TĂNG 30%
1. Giới thiệu Doanh nghiệp và khó khăn
“Lúc trước anh toàn gọi điện nói nhân viên làm việc này việc kia, rồi cũng không có gì lưu lại làm bằng chứng.”
Đó là lời than thở từ anh trưởng phòng Công ty TNHH ACE ENG trong buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm của Hanbiro.
Đôi nét về công ty, “Công ty TNHH ACE ENG chuyên nhận cung cấp thi công tấm panel cách âm, cách nhiệt, chống cháy của các công trình xây dựng dân dụng,… yêu cầu cao về chất lượng và kỹ thuật như Nhà xưởng, văn phòng làm việc, kho lạnh, phòng sạch, phòng khử trùng… tại Việt Nam.Trải qua hơn 6 năm hình thành và phát triển, Công ty TNHH ACE ENG đã trở thành một công ty Xây dựng lớn mạnh với đội ngũ nhân viên, kỹ sư giám sát thi công, công nhân xây lắp lành nghề, các máy móc, thiết bị hiện đại…”
Lời than thở của anh rất chính xác về những gì mà các Doanh nghiệp đang gặp phải, không chỉ riêng về ACE ENG:
– Các Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn đang khó kiểm soát công việc, nhân lực do làm việc chưa đúng quy trình dẫn đến quản lý nội bộ không hiệu quả, các nhân lực chưa thật sự kết nối trong một dự án.
– Nhân lực chưa tập trung và kết nối với nhau xảy ra do giao và nhận việc rải rác khắp nơi. Việc này gây nên sự phân tán các báo cáo, khiến cấp trên khó tổng hợp và đánh giá tình hình, dẫn đến các quyết định sai ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án.
– Thói quen sử dụng nhiều công cụ chat khác nhau để giao tiếp khiến công việc và cuộc sống cá nhân lẫn lộn rất dễ khiến cả cấp trên và nhân viên bỏ lỡ deadline hoặc các cập nhật mới.
Sau thời gian dài để công ty làm việc theo cách thức cũ trên, ACE ENG quyết định phải tìm ra được hướng giải quyết nào đó cho công ty nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu và giữa vô vàn bài viết quảng cáo phần mềm trên mạng, ACE Eng đã lựa chọn Hanbiro Groupware. Trong quá trình trao đổi tình hình của công ty, Hanbiro nhận thấy 2 điều bất cập nhất mà ACE ENG quan tâm và muốn giải quyết nhất đó là:
-
Quy trình giao – nhận việc
-
Cập nhật tiến độ
-
Cải thiện vấn đề phê duyệt chứng từ
2. Cách Groupware giúp Doanh nghiệp
Như lời than thở của anh trưởng phòng, thì hiện tại công ty đang gặp các vấn đề sau:
Cấp trên chỉ có thể gọi điện giao việc, hỏi công việc đang đến đâu và không có bằng chứng lưu lại.
Nhân viên cũng chỉ biết làm công việc được giao mà chưa chủ động cập nhật báo cáo tình hình.
Phòng kế toán thường xuyên cần xin phê duyệt từ sếp vì ACE ENG là công ty về xây dựng, rất nhiều chứng từ hồ sơ giấy phép cần sếp thông qua nhanh trong ngày.
Và trong buổi training đó, Hanbiro không chỉ hướng dẫn chung về cách sử dụng Groupware mà Hanbiro còn cùng ACE ENG giả lập một buổi làm việc với các tình huống mà ACE ENG trải qua, nhưng lúc này đã có sự trợ giúp của Groupware.
Cùng xem Groupware sẽ cải thiện điều gì cho ACE ENG nhé:
Vấn đề 1: Cấp trên chỉ có thể gọi điện giao việc, hỏi công việc đang đến đâu và không có bằng chứng lưu lại.
=> ACE sẽ dùng “Menu New Project”
New Project là menu dùng để tạo Dự án – Công việc và Giao việc.
Tạo dự án
ACE ENG là một công ty về xây dựng nên sẽ có nhiều khách hàng khác nhau. Lúc này mỗi dự án lớn sẽ là tên của một khách hàng đó. Ví dụ: Khách hàng A
Sau đó, trưởng dự án sẽ quyết định nhân sự nào tham gia vào dự án của khách hàng này.
Ví dụ: Kỹ sư 1, Kỹ sư 2
Tạo & giao việc
Khi có đủ nhân lực, sẽ tiến hành tạo các đầu công việc cùng với các deadline và giao cho nhân lực nào trong danh sách nhân lực trên.
Ví dụ:
Thi công tấm panel tầng 1: giao cho Kỹ sư 1
Thi công tấm panel tầng 2: giao cho Kỹ sư 2
Việc giao và nhận việc trên New Project giúp cho cả “Trưởng dự án” và “Nhân lực” nắm bắt được ngay vì mọi thông tin đều được tinh gọn trên một giao diện duy nhất. Các dự án nằm tách biệt nhau, chỉ cần bấm vào tiêu đề của dự án nào thì toàn bộ thông tin về dự án như công việc, nhân lực, deadline, trạng thái việc được hiển thị rõ ràng.
Vấn đề 2: Nhân viên cũng chỉ biết làm công việc được giao mà chưa chủ động cập nhật báo cáo tình hình.
Sau khi các kỹ sư nhận thông báo về việc mình có tên trong danh sách dự án đó và tiến hành thực hiện. Có phát sinh gì trong quá trình làm việc thì các kỹ sư có thể bình luận ngay bên dưới công việc đó của họ, hoặc đính kèm tập tin, ảnh chụp về tình hình tại công trình đó để “Trưởng dự án” có thể cập nhật và phản hồi ngay. Việc bình luận ngay tại đúng bên dưới công việc sẽ tạo ra một hội thoại chỉ tập trung xoay quanh công việc đó, giúp truy vết dễ dàng và không lẫn lộn việc với nhau.
Vấn đề 3: Phòng kế toán thường xuyên cần xin phê duyệt từ sếp
Phòng Kế toán luôn bận rộn, đặc biệt là với công ty về xây dựng, có rất nhiều chứng từ cần sếp thông qua để công việc với khách hàng được trôi chảy. Nhưng anh trưởng phòng muốn là do yếu tố bận rộn như vậy nên các yêu cầu cần được xác định đúng gửi đến ai để các Kế toán không nhầm lẫn.
=> Sử dụng ngay “Menu Phê duyệt”
Menu Phê duyệt giúp Doanh nghiệp tạo ra quy trình phê duyệt chuẩn, nhanh chóng cùng với đa dạng biểu mẫu theo nhu cầu công ty.
Với yêu cầu “setup sẵn” mọi thứ cho Kế toán, menu cho phép thao tác:
– Tạo biểu mẫu – Biểu mẫu có dòng phê duyệt mặc định gửi cho ai.
Ví dụ: Biểu mẫu “Phê duyệt chứng từ” có dòng phê duyệt mặc định gồm: Kế toán > Trưởng phòng > Sếp
Tức là khi Kế toán chọn biểu mẫu đó và bấm “Gửi” thì yêu cầu đó sẽ mặc định gửi đến “Trưởng phòng” duyệt, rồi đến “Sếp” duyệt giúp Kế toán không phải phân vân việc này cần gửi cho ai, giúp tiết kiệm thời gian và tăng sự chính xác cho công việc hơn.
3. Kết quả và bài học
Qua việc tiếp nhận và áp dụng Groupware vào công việc thực tế có thể thấy phần mềm đáp ứng tốt các yêu cầu từ phía công ty, giúp quá trình giao – nhận việc hoặc phê duyệt được minh bạch và rõ ràng hơn vì xác định rõ trách nhiệm công việc thuộc về ai. Mọi thao tác thực hiện trên cùng 1 nền tảng khiến nhân viên tập trung hơn vào công việc, dễ dàng phối hợp kết nối và chia sẻ thông tin cùng nhân lực khác trong dự án làm tăng hiệu suất công việc hơn.