Elementor #6526

TỔ CHỨC HỘI THẢO TRỰC TUYẾN HIỆU QUẢ CÙNG VỚI GROUPWARE

 

1. Giới thiệu về tính năng họp trực tuyến trong Groupware

 

Sau khi đại dịch Covid-19 xảy ra đã tác động không nhỏ đến xu hướng làm việc của Doanh nghiệp và khái niệm “Làm việc tại nhà” (hay còn gọi là Work from home – WFH) trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Cụm từ này đã xuất hiện từ lâu, nhưng thường không được các công ty khuyến khích do những lo ngại về hiệu suất và chất lượng công việc.

 

Tuy nhiên, sau khi phải lựa chọn như một giải pháp bắt buộc giữa đại dịch, “Làm việc tại nhà” hay “Làm việc từ xa” đã mang lại những kết quả rất khả quan. Không chỉ giúp cắt giảm chi phí di chuyển, rút ngắn thời gian đi lại cho nhân viên, nó còn giúp các công ty tiết kiệm được một khoản chi phí duy trì cơ sở vật chất tại văn phòng. Dù đại dịch đã đi qua, cuộc sống và công việc của mọi người đã ổn định nhưng thói quen “Làm việc từ xa” vẫn được một số Doanh nghiệp quyết định giữ lại vì những lợi ích trên.

 

Bên cạnh những lợi ích mang lại của WFH, thì các công cụ làm việc từ xa cũng là lý do lớn khiến WFH “giữ chân” được các Doanh nghiệp. Giờ đây, chỉ cần một chiếc máy tính, laptop hoặc thậm chí là điện thoại di động có kết nối internet/4G, họ có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu. 

 

Là một công ty chuyên về cung cấp dịch vụ phần mềm “Văn phòng điện tử Groupware”, chắc chắn Hanbiro không nằm ngoài xu hướng đó. Dù “Làm việc tại nhà”, “Làm việc từ xa” thì Groupware cũng có thể đáp ứng tốt các tác vụ liên quan đến công việc như giao – nhận việc, theo dõi tiến độ. Và đặc biệt là “Họp trực tuyến”.

 

“Họp trực tuyến” là bước quan trọng trong việc giao tiếp và giải quyết các vấn đề công việc một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất mà không gặp trở ngại về khoảng cách. Hanbiro đã tích hợp tính năng tiện ích này lên phần mềm của mình. Giờ đây, nhân viên tại văn phòng sử dụng máy tính, nhân viên các phòng ban khác nhau, nhân viên dùng laptop làm việc tại nhà hay sếp đang ra ngoài chỉ mang theo điện thoại di động đã có thể tổ chức một cuộc họp với nhau thật dễ dàng.

2. Các bước sử dụng

Trong phần 2 này, Hanbiro sẽ hướng dẫn khách hàng của mình các bước để sử dụng tính năng “Họp trực tuyến”. Trong Groupware, nó được là “Video conference”. Trong quá trình tham gia video conference, các thành viên có thể chia sẻ hình ảnh, dữ liệu, chat trực tiếp trong cuộc gọi, …

 

Tính năng này nằm trong ứng dụng chat Hanbiro Talk 2, ứng dụng được sử dụng trên cả điện thoại (iOS, Android) và máy tính bàn.

 

Bước 1: Tải và đăng nhập Hanbiro Talk 2

 

Với máy tính/ laptop

Đăng nhập Groupware > Nhấn vào biểu tượng “Download” > chọn mục “Windows Application” hoặc “Mac Application” > chọn “Hanbiro Talk 2” 

 

Với điện thoại di động

Vào Appstore (iOS) hoặc CH Play (Android) tìm kiếm từ khóa “Hanbiro Talk” > “Tải về”

 

Sau khi có Hanbiro Talk, người dùng có thể tiến hành tạo cuộc gọi 

 

Bước 2: Tạo cuộc gọi với khách bên ngoài

 

Để tạo cuộc gọi với khách bên ngoài, người dùng chọn “Phòng của tôi” trong “Sơ đồ tổ chức” 

 

Nhấn vào biểu tượng “Cuộc họp video”

 

Sau đó, Người dùng có thể mời khách hàng bên ngoài vào cuộc gọi bằng cách:

 

Nhấn vào biểu tượng “Khách” 

 

Hệ thống sẽ hỏi người dùng mời theo 2 cách: Thư điện tử hoặc Sao chép đường dẫn 

 

  • Với Thư điện tử

Nhập Địa chỉ người nhận. 

 

Nhập nội dung. 

 

Sau khi gửi mail, người nhận sẽ nhận được thông báo tham gia cuộc họp. 

 

Với Sao chép đường dẫn

Tương tự như “Với thư điện tử”, người dùng nhấn vào biểu tượng “Khách”

 

Chọn “Sao chép”

 

Hệ thống sẽ gửi cho người dung đường link > Sao chép link và gửi cho khách bên ngoài 

 

Bước 3: Tạo cuộc gọi với nội bộ

 

Để thực hiện cuộc gọi với người dùng nội bộ > chọn người dùng cần gọi trong “Sơ đồ tổ chức” 

 

Nhấn biểu tượng “Cuộc họp video”

 

Một số mẹo khi sử dụng tính năng “họp trực tuyến”

 

Trong khi đang thực hiện cuộc gọi, người dùng có thể thực hiện một số thao tác sau:

 

Màn hình: chia sẻ màn hình/ cửa sổ 

 

Chat: mở khung chat bên cạnh cuộc gọi: nhắn tin/ gửi sticker/ hình ảnh/ tập tin

 

Làm mới: như cách reset khi cuộc gọi chậm, mất sóng, …

 

Phóng to/thu nhỏ khung cuộc gọi

 

Mời thêm thành viên

 

3. Lợi ích của tính năng “Họp trực tuyến” với Doanh nghiệp vừa và nhỏ 

Doanh nghiệp sẽ trở nên thật chuyên nghiệp khi tất cả mọi người cùng sử dụng một hệ sinh thái đồng bộ với nhau từ giao nhận việc, phê duyệt, email tên miền, chấm công wifi/gps, …đến giao tiếp, liên lạc với đồng nghiệp thông qua gọi điện hoặc gọi video trên chính phần mềm Groupware, mang lại các lợi ích như: 

 

  • Tổ chức cuộc họp online bất cứ đâu với đa dạng thiết bị đăng nhập

 

  • Độ bảo mật cao cho các cuộc họp online, hội thoại quan trọng của công ty 

 

  • Tránh bị làm phiền bởi các cuộc gọi khác không liên quan đến công việc (như bạn bè, khách hàng, …) khi đang họp với đồng nghiệp. 

 

  • Khi “Họp trực tuyến” với Groupware, tất cả nhóm chat/người dùng đều là nội bộ, sẽ hạn chế tối đa tình trạng gửi nhầm tập tin quan trọng của công ty khi đang gọi.

 

  • Gửi tập tin, hình ảnh ngay cả khi cuộc họp diễn ra, các tập tin đó sẽ được lưu giữ tại ứng dụng Hanbiro Talk. 

 

  • Không giới hạn số lượng người tham gia 

 

Trên đây là những thông tin về tính năng “Họp trực tuyến” và những lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp, đầu tư công nghệ để duy trì hiệu suất công việc và nâng cao các giá trị nội bộ là sự đầu tư đúng đắn mà các Doanh nghiệp đang hướng đến. Hanbiro luôn đồng hành trong công cuộc chuyển đổi số cùng Quý khách hàng.