Hanbiro - Tài khoản quản lý
Tài khoản quản lý Postmaster
Xây dựng và quản trị hệ thống Groupware
Postmaster là gì?
Đó là một tài khoản có quyền cấp cao mà nhất trong Groupware chúng tôi gọi là tài khoản quản trị chung (Administrator).
Mỗi công ty sử dụng phần mềm Hanbiro sẽ được cấp một tài khoản quản trị này để cài đặt và thiết lập sơ đồ tổ chức công ty online trên hệ thống của Hanbiro.
Mối liên hệ giữa Postmaster và các loại tài khoản khác là gì?
Groupware có 3 loại tài khoản là Postmaster – Admin – Người dùng thường:
– Postmaster là tài khoản quản trị viên cao nhất, có vai trò thiết lâp và quản lý tổng thể như Thông tin giấy phép, Giờ đi làm/ra về của nhân viên, xây dựng sơ đồ tổ chức và chỉ định ID nào là Admin của menu nào.
– Admin là tài khoản quản lý được chỉ định bởi Postmaster, có nhiệm vụ cài đặt những tính năng cụ thể cho từng menu phụ trách.
– Người dùng thường là tài khoản cuối cùng, thường là nhân viên và sử dụng các menu theo sự cài đặt của Postmaster và Admin.
Các tính năng chính
Tổng thể
Thông tin về giấy phép công ty
Tên miền, số user đã tạo/tổng số user tối đa, dung lượng đã dùng/dung lượng mặc định,…
Mật khẩu quản trị viên
Quản trị viên tối cao có thể tạo lại mật khẩu hoặc tạo mật khẩu bảo mật ở mục này và thiết lập múi giờ, định dạng ngày.
Tiêu đề trình duyệt
Nhập chữ để hiển thị trên tiêu đề của trình duyệt.
Tất cả biểu mẫu
Postmaster có thể tạo ra các biểu mẫu để người dùng sử dụng trong menu Phê duyệt và một số menu có tính năng chọn biểu mẫu khác.
Người dùng có thể sử dụng các biểu mẫu sau khi postmaster tạo xong.
Cài đặt thời gian
Cài đặt mặc định giờ làm
Có 2 loại làm việc là Basic (Cơ bản) và Extension (Mở rộng):
- Basic (Cơ bản): Cài đặt giờ làm mặc định của công ty như làm việc ngày thường và ngày thứ bảy (từ mấy giờ đến mấy giờ), Có được nghỉ lễ, nghỉ thứ bảy, Chủ nhật hay không? Tăng ca. Người ngoại lệ không cần chấm công hay Quyền hạn sửa thông tin giờ làm của nhân viên,…
- Extension (Mở rộng): Với cài đặt mở rộng sẽ có thêm làm việc theo tuần/tháng, ca đêm,…
Cài đặt Menu
Các Menu của Groupware
Dùng để ẩn/hiện menu cho toàn bộ công ty và thiết lập thứ tự các menu trên thanh menu Groupware.
Thiết lập Menu cho từng người dùng
Ẩn/hiện menu cho từng người dùng, phù hợp cho các trường hợp mỗi phòng ban/cá nhân dùng menu này và phòng ban/cá nhân khác không cần.
Phân quyền quản trị
Có thể phân quyền cho Admin quản lý toàn bộ menu hoặc từng menu riêng.
Sơ đồ tổ chức
Sơ đồ tổ chức
Ở mục này, postmaster dùng để tạo người dùng mới và các thông tin người dùng một cách chi tiết như: Ảnh đại diện, Ngày vào làm, Giới tính, Ngày sinh, Bộ phận, Chức vụ, Số điện thoại, Bảo mật 2 lớp (OTP),…
Postmaster có thể sửa thông tin tài khoản, xóa tài khoản, tài khoản nghỉ việc, Đặt lại mật khẩu cho tài khoản,…
Di chuyển dữ liệu
Di chuyển dữ liệu Nhật ký công việc của menu Báo cáo (Task) và tài liệu phê duyệt của menu Phê duyệt từ bộ phận này sang bộ phận khác hoặc từ người dùng này đến người dùng khác. Dùng trong trường hợp người dùng thay đổi bộ phận.
Lịch sử
Postmaster có thể xem toàn bộ lịch sử hoạt động liên quan đến thông tin của người dùng/phòng ban khi postmaster/người dùng/phòng ban thay đổi/tạo thông tin.
Thư điện tử
Phân tích nhật ký
Dùng để tìm kiếm thông tin gửi mail đi của người dùng: Tìm theo ngày/tuần/tháng, Tiêu đề, Người gửi/Người nhận, IP và Tình trạng (gửi thành công, thất bại,…)
Trình nhắn tin (Hanbiro Talk)
Tiêu đề
Cài đặt tiêu đề cho Hanbiro Talk, ví dụ Hanbiro Vietnam.
Lịch sử đăng nhập
Xem lịch sử đăng nhập của toàn bộ người dùng như ID, tên, Thời gian truy cập, Thông tin tin trình duyệt, IP, Đăng nhập/Đăng xuất/Đăng nhập thất bại.
Live chat
Đối với các công ty có website cho phép khách hàng nhắn tin xin hỗ trợ thì tính năng Live chat sẽ giúp người dùng Hanbiro Talk nhận được tin nhắn đó của Khách hàng. Postmaster sẽ chỉ định Người phụ trách Live chat và thiết lập Ngày trực, Thời gian trực, thêm ảnh đại diện,…
Cài đặt đăng nhập
Kiểm soát truy cập
Postmaster sẽ cài đặt người dùng được quyền truy cập Groupware từ các các IP, USB, Địa chỉ MAC nào.
Xác thức Mobile
Người dùng Groupware có thể đăng nhập Groupware trên smartphone thông qua các App, tuy nhiên Postmaster có thể cài đặt cho phép tất cả smartphone được sử dụng hoặc từ chối truy cập trên smartphone.
Phân tích
Truy cập và chỉnh sửa lịch sử
Truy cập và chỉnh sửa lịch sử đăng nhập/Đăng nhập thất bại/Đăng xuất của các tài khoản.
Dung lượng ổ đĩa
Mục này giúp Postmaster kiểm tra dung lượng ổ đĩa qua sơ đồ thể hiện bao nhiêu MB mà Mail, CloudDisk, Hanbiro Talk, … đang sử dụng.
