CÂU CHUYỆN CỦA CEO THỜI ĐẠI 4.0

Tôi đã bị đống việc đè mình như thế nào?

Tôi là một CEO của một doanh nghiệp tầm trung, hiện nay công ty tôi có 30 nhân viên cùng các quản lý các bộ phận khác nhau.

Chúng tôi đi lên và phát triển từ công ty nhỏ, với ban đầu chỉ có 5 nhân viên bao gồm cả tôi, việc quản lý các nhiệm vụ và công việc “không hề làm khó” đối với tôi. Tuy nhiên, gần đây khi quy mô công ty phát triển dần đều, từ 5 lên 10 rồi 20, và nay là 30, việc quản lý nhân viên, phát triển kinh doanh… đang khiến tôi phải đau đầu tìm hướng giải quyết.

Tôi sẽ kể cho bạn nghe tại sao tôi lại “than phiền” như trên.

Một ngày mới làm việc của tôi bắt đầu từ 6h sáng. Thông thường, buổi sáng sẽ là thời điềm vàng đưa ra các ý tưởng, sáng tạo mới nhưng hiện nay tôi đang phải giành tới 3 tiếng và có khi là cả buổi để kiểm tra Email, kiểm tra các công việc cần giải quyêt của ngày hôm đó.

Một đống công việc cần tôi phải giải quyết như:

Kiểm tra tin nhắn, email và trả lời các tin nhắn, email đó của Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, đại lý…hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc của từng nhân viên trong các nhóm chat zalo, skype.

Kiểm tra tình hình thực hiện các nhiệm vụ mỗi nhân viên, mỗi bộ phận: tôi sẽ phải chat từng người, gọi điện, cập nhật thông tin và ghi vào cuốn sổ nhật kí của mình.

Đôn đốc mọi người làm việc, giao việc và hỗ trợ nhân viên các thông tin khi cần thiết.

Kiểm tra và lên lịch họp, xác nhận các thông tin về cuộc họp ngày hôm đó.

Kiểm tra, đọc, chỉnh sửa, kí duyệt các hợp đồng, đống giấy tờ cần xử lý.

Tôi buộc mình tìm ra nguyên nhân và hướng xử lý chúng.

“Chính phương pháp cũ” là nguyên nhân tôi và nhân viên đang tự cản đường đi của chính mình.

Chính những phương pháp, những công cụ sẵn có đang khiến chúng tôi lười thay đổi, lười cập nhật và ứng dụng công nghệ vào việc quản lý và thực hiện các nhiệm vụ hàng ngày trong công việc.

Các công cụ chúng tôi đang sử dụng nó rất rời rạc, lẻ tẻ và không có sự liên kết dữ liệu, đồng bộ thông tin…gây nhiều khó khăn cho nhân viên- quản lý và ngay cả tôi.

Điều mà trước giờ tôi vẫn tin rằng những công cụ này là “đủ dùng” cho việc quản lý công ty.

Chúng tôi sử dụng trên dưới 20 nhóm chat mỗi ngày cho việc thông báo, cập nhật thông tin. Vấn đề nhiễu loạn thông tin, hay các thông tin ngoài lề xen vào các nhóm chat là điều “dễ thấy” trong công ty tôi. Dữ liệu làm việc bị xới tung lên, lúc cần thì không có, mất nhiều thời gian lục tung tìm kiếm, mò mẫm trên các nhóm chat khác nhau.

Quản lý công việc không hiệu quả bởi quá phụ thuộc vào các loại báo cáo hàng tuần, hàng tháng được xây dựng trên Excel để có thể đánh giá tiến độ và hiệu suất công việc. Trong khi tiến độ công việc phải luôn được cập nhật liên tục hay mỗi khi hoàn thành 1 hạng mục công việc

Đã bao lần chúng tôi dở khóc dở cười khi Email khách hàng rơi vào hộp thư rác, chậm tiến độ giao hàng, chậm thời gian kí kết hợp đồng và đánh mất nhiều hợp đồng lớn , quan trọng.

Một thực trạng đáng buồn hiện nay chính là các công ty khác cũng đang có những suy nghĩ như vậy.

Với nhiều Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, chúng tôi sử dụng các ứng dung, các công cụ có sẵn và miễn phí theo “cảm tính”. Điều này đang là khó khăn cho việc tăng năng suất lao động, phát triển kinh doanh của mỗi công ty.

Chúng tôi cần thay đổi. Vậy hướng xử lí thay đổi là gì?

Tôi đã sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử Groupware để “số hóa” quy trình làm việc công ty như thế nào?

Một lần nọ, khi đang cà phê với đối tác, chúng tôi ngoài công việc cũng trò chuyện với nhau về những nỗi khó khăn của nghề. Anh đối tác đã gợi ý tôi tìm hiểu về Groupware.

Ban đầu nghe tên Groupware tôi cũng ngờ ngợ, sau khi tìm hiểu trên mạng, nhận thấy rằng với bộ công cụ Văn phòng điện tử Groupware đã là “chân ái” thay đổi công ty tôi từ ngày sử dụng.

Groupware với trên 20 mô đun sẽ là câu trả lời cho các câu hỏi của Doanh nghiệp hiện nay:

Đối với quản lý:

Tôi có thể quản lý các dự án, các nhiệm vụ, các công việc của nhân viên như thế nào?

Groupware cung cấp mô đun Dự án: Đồng quản lý (sơ đồ gannt); Todo; Báo cáo công việc; Chat nội bộ; Họp trực tuyến.

Tôi quản lý các tài sản và lên lịch bảo trì, mua mới tài sản như thế nào:

Groupware cung cấp mô đun Tài sản với đa dạng cách tính khấu hao tài sản, dữ liệu liên quan đến việc sử dụng, giá, chi phí…giúp công ty lên kế hoạch bảo trì, mua mới.

Tôi bị lỡ nhiều cuộc họp quan trọng vì quên lên lịch họp:

Groupware với tính năng Lịch và nhắc nhở sẽ là cô thư kí robot kề cận quản lý và nhắc nhở thông tin, bạn dễ dàng cài đặt thời gian và loại nhắc nhở cho mỗi sự kiện.

Đối với nhân viên:

Không bị bỏ lỡ task, thông tin với việc nhắc nhở thường xuyên các nhiệm vụ cần làm theo deadline.

Chia sẻ dữ liệu, bảo mật thông tin với Bảng tin và Clouddisk.

Lên lịch và gửi yêu cầu sử dụng phòng họp, xe với mô đun Thiết bị.

Gửi yêu cầu sếp duyệt, nhận thông báo duyệt tài liệu chứng từ online mọi lúc mọi nơi.

Và nhiều tính năng hấp dẫn khác.

Hiện nay Groupware đang có chương trình khuyến mãi MUA 1 ĐƯỢC 2- mua 1 dịch vụ được ngay 2 dịch vụ.

Liên hệ ngay hotline 18006346 (cuộc gọi miễn phí) hoặc email vina@hanbiro.com để cập nhật các thông tin ưu đãi và giải đáp mọi thắc mắc của bạn.

Đăng kí trải nghiệm 30 ngày không giới hạn tại https://hanbiro.vn/vi/dang-ky-dung-thu/