1. Vấn đề thường gặp khi làm việc nhóm trong các công ty, tổ chức nhiều phòng ban và cần sự phối hợp linh hoạt giữa các phòng ban
Ngày nay, khi các công ty và tổ chức ngày càng phát triển và mở rộng quy mô, việc hình thành các phòng ban chuyên môn khác nhau là điều tất yếu. Mỗi phòng ban đảm nhận những nhiệm vụ và mục tiêu riêng biệt, và để đạt được thành công trong quá trình vận hành, sự phối hợp giữa các phòng ban là yếu tố không thể thiếu.
Tuy nhiên, việc phối hợp giữa các bộ phận để hoàn thành nhiệm vụ chung thường gặp phải không ít khó khăn. Một trong những vấn đề chính có thể kể đến như:
Thiếu minh bạch trong công việc: Không có hệ thống chung để theo dõi nhiệm vụ, khiến các thành viên dễ thiếu thông tin, bỏ sót công việc hoặc không rõ ưu tiên.
Khó khăn trong phân bổ nhiệm vụ: Mỗi phòng ban có đặc thù riêng, dễ dẫn đến sự chồng chéo hoặc thiếu sót trong phân công công việc.
Khó khăn trong giao tiếp: Hệ thống và công cụ làm việc khác nhau giữa các phòng ban gây ra sự không đồng bộ trong trao đổi thông tin.
Không theo dõi được tiến độ: Việc quản lý công việc lỏng lẻo khiến việc theo dõi tiến độ và trạng thái dự án trở nên khó khăn.
2. Tính năng Todo, Quản lý dự án của Groupware giải quyết vấn đề này
Groupware là một giải pháp phần mềm quản lý công việc hiệu quả, giúp các phòng ban làm việc cùng nhau một cách đồng bộ và dễ dàng hơn. Một trong những tính năng nổi bật của Groupware là Todo và Quản lý dự án, mang lại sự tối ưu hóa trong việc theo dõi công việc, giao nhiệm vụ và quản lý tiến độ dự án.
Với Tính năng Todo bạn có thể:
– Tạo danh sách công việc: Bạn có thể dễ dàng tạo các danh sách công việc, phân bổ nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, hoặc thậm chí tự giao việc cho chính mình.
-Theo dõi tiến độ công việc: Hệ thống cập nhật trạng thái công việc theo phần trăm, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình thực tế và điều chỉnh khi cần thiết.
– Thông báo kịp thời: Nhận được thông báo qua Email hoặc Hộp tin nhắn khi có sự thay đổi. Điều này giúp mọi người luôn cập nhật và không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.
– Quản lý công việc cá nhân hiệu quả: Dễ dàng quản lý công việc cá nhân, giúp đẩy nhanh tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn.
Những điểm mạnh của New Project bao gồm:
– Quản lý công việc nhanh chóng và đơn giản: Giao việc và theo dõi tiến độ dễ dàng, đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng hạn.
– Sử dụng trên mọi nền tảng: Truy cập và quản lý công việc trên máy tính, laptop, điện thoại và máy tính bảng.
– Báo cáo thời gian thực: Groupware luôn cập nhật báo cáo tiến độ dự án theo thời gian thực, giúp bạn giám sát mọi hoạt động và nhanh chóng phát hiện vấn đề khi chúng xảy ra.
– Tăng cường năng suất làm việc: Quản lý dự án thông minh nhờ lập kế hoạch rõ ràng theo trạng thái (Bắt đầu, Đang thực hiện, Hoàn thành, Trì hoãn), đồng thời Groupware hỗ trợ hai phương pháp quản lý phổ biến là Kanban và Scrum giúp bạn theo dõi dự án một cách rõ ràng và trực quan.
3. Ứng dụng Todo, Quản lý dự án của Groupware trong ngành Giáo dục
Ví dụ: Xây dựng tài liệu giảng dạy trên ứng dụng Groupware
Trong môi trường giáo dục, việc xây dựng tài liệu giảng dạy là một nhiệm vụ quan trọng và đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các giảng viên, giáo viên. Trưởng khoa có thể sử dụng tính năng Todo và quản lý dự án của Groupware để tạo dự án, thêm các giáo viên vào nhóm và giao nhiệm vụ cho họ.
Các bước thực hiện trên phần mềm:
Bước 1: Đầu tiên Trường Khoa bộ môn sẽ vào “Quản lý dự án” để tạo một dự án mang tên“Tài liệu giảng dạy” và thêm các giảng viên vào dự án.
Bước 2: Tại dự án, trưởng khoa phân chia các nhiệm vụ cụ thể cho các giảng viên, như soạn thảo tài liệu, thiết kế slide, quay video giảng dạy… Những nhiệm vụ này sẽ được giao rõ ràng và người nhận sẽ nhận được thông báo kèm theo thời gian hoàn thành.
Bước 3: Giảng viên thực hiện nhiệm vụ và cập nhật tiến độ trên hệ thống, chuyển các nhiệm vụ sang trạng thái “Done” khi hoàn thành. Trưởng khoa có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và kiểm tra kết quả công việc.
Khi tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành, tài liệu giảng dạy sẽ được lưu trữ trên hệ thống, giúp giảng viên và giáo viên có thể truy cập lại bất cứ lúc nào.
Kết luận
Tính năng Todo và quản lý dự án của Groupware giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban và cá nhân trong tổ chức. Đặc biệt, trong ngành giáo dục, Groupware giúp quản lý tài liệu giảng dạy, xây dựng thời khóa biểu, phân công giảng viên một cách hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Việc áp dụng Groupware trong công việc nhóm không chỉ giúp tăng năng suất mà còn giúp tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và linh hoạt.