PHẦN MỀM CHẤM CÔNG LÀ GÌ?
Phần mềm chấm công là phần mềm giúp bạn có thể quản lý tốt giờ giấc làm việc thông qua tính năng chấm công vào ra cho nhân viên. Đồng thời các dữ liệu của phần mềm chấm công sẽ giúp quản lý sổ sách và và hỗ trợ việc tính lương hàng tháng… từ đó vừa giúp người quản lý thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhân sự cũng như nhân viên kế toán tiền lương tiết kiệm thời gian trong việc tính lương.
Phần mềm chấm công cung cấp các chức năng sau:
- Lưu trữ thông tin của nhân viên như mã nhân viên, họ tên tương ứng.. là căn cứ để tính ngày lương cho nhân viên.
- Ghi lại lịch sử chấm công: thời gian vào ca, tan ca, đi muộn về sớm…
- Quản lý ca làm việc theo giờ hành chính, làm thêm giờ..
- Tự động trích xuất dữ liệu công từ máy chấm công và tự động ghi nhận ngày phép/tăng ca/công tác vào bảng tổng hợp.
Sử dụng phần mềm chấm công đem lại lợi ích nhiều mặt cho bản thân người lao động, nhân viên HR và các cấp quản lý, đó là:
Đối với người lao động
Đối với nhân viên, việc dõi công của bản thân là nhu cầu cần thiết. Điều này giúp họ đảm bảo quyền lợi của bản thân và kịp thời phản hồi với HR khi có tình trạng chấm công sai. Phần mềm chấm công tính lương cho phép người lao động có thể theo dõi những thông tin trên và dễ dàng đưa ra những đề nghị chấm bù công
Bên cạnh đó, với trường hợp làm thêm giờ, làm bù, nghỉ phép hoặc đi công tác, phần mềm chấm công cũng hỗ trợ nhân viên đăng ký và giảm thiểu thời gian giao tiếp với HR. Thông qua phần mềm chấm công, nhân viên có thể chủ động lên kế hoạch cá nhân và hệ thống tự động đề xuất với HR
Đối với nhân viên HR và quản lý
Phần mềm máy chấm công giúp giảm thiểu tối đa thời gian kiểm soát và tổng hợp công.
Thông qua phần mềm máy chấm công, HR có thể chủ động thiết lập những dữ liệu ban đầu cho cả quá trình vận hành của doanh nghiệp như nhập liệu, cập nhật và kiểm tra danh sách người lao động, thiết lập dữ liệu về ca hay loại hình làm việc của nhân viên (theo giờ, theo ca, theo ngày, theo tuần, theo tháng…)…
Phần mềm chấm công hỗ trợ các báo cáo dữ liệu theo thời gian được cài đặt sẵn theo tuần, theo tháng về tình hình chấm công – nghỉ phép- làm bù của công ty, từ đó giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về ca kíp làm việc trong công ty. Những dữ liệu này rất cần thiết đối với nhà quản lý trong việc phân tích và điều phối nhân sự để đảm bảo mục tiêu và tiến bộ công việc.
Phần mềm chấm công sẽ xử lý các yêu cầu của người lao động và tổng hợp báo cáo về tình hình chấm công nhanh chóng như yêu cầu làm thêm, làm bù, đi công tác, nghỉ phép ….
LƯU Ý KHI LỰA CHỌN PHẦN MỀM CHẤM CÔNG
Phần mềm chấm công là một giải pháp tối ưu để số hóa doanh nghiệp bạn, chính vì vậy bạn cần lựa chọn một phần mềm chuẩn theo quy trình chấm công tại doanh nghiệp bạn. Dưới Đây là một số tiêu chí giúp các doanh nghiệp có thể quyết định xem phần mềm chấm công nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp nhất
Thứ nhất: Giao diện sử dụng thân thiện
Điều quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp chính là giao diện dễ sử dụng, các công cụ phần mềm không cản trở đội ngũ quản lý nhân sự thực hiện thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm có thể bao gồm nhiều module và tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng , trực quan.
Thứ hai: Quản lý và bảo mật tốt các dữ liệu
Vì dữ liệu là một phần quan trọng trong công tác quản lý nhân sự, đặc biệt là thông tin cá nhân và thông tin ra/vào ca làm của các nhân viên. Phần mềm chấm công cần phải là bảo mật tốt các thông tin cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý giúp người dùng có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối dữ liệu…
Thứ 3: Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, đáng tin cậy
Cần lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm đảm bảo được chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Ví thế, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí khi cần thiết.
TOP 5 PHẦN MỀM CHẤM CÔNG HIỆU QUẢ HIỆN NAY
#1 Phần mềm chấm công New HR của Hanbiro
Trong các phần mềm chấm công được nhiều người tin dùng nhất thì không thể không nhắc đến Phần mềm chấm công New HR của Hanbiro. Vậy tại sao New HR lại được tin tưởng như vậy?
New HR là ứng dụng chấm công giành cho đa dạng các loại hình doanh nghiệp: nhỏ, vừa, lớn mà không cần tới máy chấm công. Đặc biệt, New HR sử dụng công nghệ mới nhất: AI và Big data trong việc phát triển và nâng cấp phần mềm.
Hãy điểm qua những điểm vượt trội của New HR:
Chấm công dễ dàng trên mọi thiết bị như máy tính, điện thoại, máy tính bảng với nhiều cách chấm công: thông qua GPS, Wifi, IP hoặc Beacon: Đa dạng hoá thiết bị sử dụng là 1 trong những điểm mạnh của phần mềm. Chỉ cần có kết nối mạng và 1 thiết bị, bạn có thể sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi.
Thực hiện xin nghỉ phép- phê duyệt nghỉ phép online trên 1 nền tảng và 1 ứng dụng: Thay vì phải đăng nhập tài khoản trên nhiều ứng dụng hoặc thiết bị, new HR tích hợp chấm công – nghỉ phép ngay trên một giao diện giúp người dùng thuận tiện khi thao tác.
Kết xuất báo cáo, kiểm tra việc chấm công trực tuyến mọi lúc mọi nơi: Các nhà lãnh đạo sẽ “thảnh thơi” hơn khi quản lý các nhiệm vụ về nhân sự như Phê duyệt làm thêm giờ, phê duyệt nghỉ phép…với new HR. Ứng dụng điện thoại kết xuất dữ liệu với bộ lọc tuỳ chỉnh cho mỗi người dung.
Kết nối và đồng bộ dữ liệu trên tất cả thiết bị: Dữ liệu được đồng bộ hoá trên tất cả các thiết bị đăng nhập của phần mềm.
Bảo mật dữ liệu an toàn, tuyệt đối: Thông tin được mã hoá và bảo mật tuyệt đối, điều này chính là điểm mạnh quan trọng của phần mềm.
Đối với nhân viên: Thông tin về lịch làm việc hay bảng chấm công quá khứ, hiện tại, tương lại theo ngày- tuần- tháng của mỗi cá nhân và bộ phận:
Đối với quản lý Nhân sự:
Thiết lập các tính năng chấm công theo quy định công ty.
Theo dõi lịch làm viên mỗi nhân viên – bộ phận.
Thay đổi- điều chỉnh thông tin cho nhân viên khi cần thiết.
Cập nhật các báo cáo, thống kê cần thiết về quản trị Nhân sự.
New HR đang có chương trình khuyến mãi sử dụng miễn phí, liên hệ ngay
Thông tin liên hệ: Hotline: 18006346 (Miễn phí). Email: vina@hanbiro.com
#2 Mona HRM-Phần mềm quản lý doanh nghiệp chuyên nghiệp
Mona Media được biết tới là đơn vị chuyên thiết kế Website và lập trình phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trong đó, phần mềm chấm công Mona HRM được cung cấp tại Mona Media có khả năng hỗ trợ bảo vệ cho đòi hỏi, lợi ích thực tế của khách hàng một cách toàn diện và hiệu quả. Lúc đó, việc có thể ứng dụng phần mềm hiệu quả, đem tới giá trị ứng dụng cao được đảm bảo tốt nhất.
Phát triển ứng dụng theo yêu cầu của khách hàng, phù hợp với yêu cầu thực tế, quy mô hoạt động của từng doanh nghiệp. Khả năng đảm bảo hoàn thiện phần mềm với đầy đủ các tính năng cần thiết càng giúp phần mềm của Mona Media được đánh giá cao, mang tới khả năng bảo vệ lợi ích của người chơi tới mức tối đa
#3 Phần mềm chấm công Ronald Jack Pro
Phần mềm máy chấm công Ronald Jack Pro cũng có thể sử dụng trên Internet mà không cần phải mở Port.
Phần mềm có thể thích ứng, kết nối được với tất cả các loại máy chấm công thịnh hành nhất trên thị trường hiện nay.
Phần mềm chấm công Ronald Jack Pro có thể đưa ra cho bảng nhiều dạng biểu đổ Excel tính lương để bạn lựa chọn. Và những bảng Excel này cũng có thể tùy trỉnh theo từng yêu cầu của từng doanh nghiệp.
#4 Phần mềm chấm công Wise EYE
Phần mềm chấm công Wise EYE là một sản phẩmm phần mềm của công ty phân phối máy chấm công ở TP.HCM
Ưu điểm: phần mềm chấm công này có ưu điểm là ra đời sớm, doanh nghiệp sẽ được sử dụng miễn phí phần mềm khi mua máy chấm công tại đây
Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm trên thì phần mềm chấm công này cũng có khá nhiều nhược điểm:
- Công ty cung cấp phần mềm không chuyên về công nghệ vì chỉ chuyên phân phối máy chấm công, nên các chức năng cũng như giao diện của nó không được hiện đại và tối ưu như các phần mềm chấm công khác
- Phần mềm này chỉ có thể dùng offline và không dùng online
- Chỉ tính được giờ công trong ngày, mà không tính được cụ thể ca đêm, tăng ca, ngày nghỉ lễ…
#5 Phần mềm máy chấm công HRAD
Phần mềm chấn công vân tay này có ưu điềm là có thể kết nối được với tất cả các mấy chấm công trên thị trường hiện nay: RonaldJack, Timetrex , Gigata, Mita, ZKteco…
Ngoài ra, phần mềm này có thể kết nối được 50 máy chấm công khác nhau ở nhiều địa điểm khác nhau, thích hợp cho các công ty có nhiều chi nhánh tại các địa điểm khác nhau.
Vậy nên, bạn có thể tiết kiệm được chi phí mua phần mềm, và vẫn có thể quản lý được nhân viên ở tất cả cơ các sở ngay trên điện thoại của mình.